Годовой объем документооборота это годовой объем документооборота это

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)

3.6. Учет объема документооборота

3.6.1. В учреждениях следует осуществлять учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель — количество экземпляров (копий) документов.

3.6.2. Во всех учреждениях раздельному учету подлежит количество входящих исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан. В учреждениях I категории рекомендуется подсчитывать общее количество документов по видам, структурным подразделениям и корреспондентам (адресатам); для других категорий учреждений такая детализация подсчета применяется при необходимости.

Учет объема входящих и исходящих документов производится при первоначальной обработке или отправке документов (в экспедиции учреждения).

Подсчет внутренних документов осуществляется по месту подготовки или исполнения (использования) документа так, чтобы каждый документ учитывался только один раз.

3.6.3. Данные об объеме документооборота периодически (ежемесячно) суммируются в канцелярии (экспедиции) в специальной форме (приложение 6).

Данные о документопотоках и объеме документооборота должны систематически анализироваться и учитываться при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы учреждения, осуществлении мероприятий по усовершенствованию постановки делопроизводства в учреждении и его механизации, для анализа загруженности в работе подразделений учреждения и деятельности учреждения в целом.

Для учета объема документооборота и анализа документопотоков может использоваться вычислительная техника.

Источник

Штатная численность службы документационного обеспечения

Е сть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.

Расчет численности исходя из объема документооборота

Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).

Для расчета необходима следующая информация:

  1. Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
    • входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
    • исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
    • внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
    • все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
  2. Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).

Допустим:

  • средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
  • общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.

Получаем: 0,00016 × 15 000 0,98 × 1 500 0,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.

Читайте также:  Как найти модуль центростремительного ускорения точки

Расчет численности исходя из трудоемкости работ

Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:

  • нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
  • межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
  • нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
  • нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
  • укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
  • межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
  • типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).

Для расчета нам потребуется следующая информация:

  1. Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.

Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23). Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч

class=»
Трудоемкость ненормируемых работ(за год в часах) равна затратам времени на выполнение конкретного вида работ, умноженным на объем конкретного вида работ (за год). Трудоемкость ненормируемых работ определяется экспертным методом.

Рассмотрим обмен авиабилетов для сотрудников в рамках функции по организации командировок. Примерное время такой работы (согласование нового маршрута, подача заявки в авиакомпанию, получение новых билетов, регистрация новых билетов, получение сопроводительных документов (счет-фактура, акт и пр.) и их передача в бухгалтерию) на 1 человека составляет 1,2 часа. Если в год количество обменных документов – 10, то годовой объем этой работы составляет 120 часов.

class=»

  • Общая трудоемкость работ (за год в часах) это совокупность трудоемкости на все нормируемые и ненормируемые виды работ.
  • Полезный фонд рабочего времени работника. Так, в 2016 году рабочее время (при 40-часовой рабочей недели) согласно производственному календарю составляет 1974 часа. Необходимо учитывать, что из рабочего времени стоит вычесть время нахождения сотрудника в отпуске, т.е. минимум 28 дней (в среднем 165 часов), а также иные возможные невыходы сотрудника на работу – минимальное значение 10 % 1 .
    Итого получаем полезный фонд рабочего времени 1 сотрудника на 2016 год – около 1612 часов.

    Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:

    Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании

    Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).

    Читайте также:  Btc объемы посмотреть график

    Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:

    • основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
    • второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению – это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
    • третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.

    Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.

    Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

    Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота 2 . Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

    Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

    Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

    Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

    Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

    Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

    Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

    Пример 5. Образец фотографии рабочего дня

    Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!

    Читайте также:  Beamng drive волга с ускорением

    Оригинальные идеи оптимизации рабочего времени вы найдете в статье «Реформируем 8-часовой рабочий день»

    Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

    Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

    Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

    А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:

    Пример 6. Служебная записка о необходимости пересмотра штатного расписания подразделения

    См. статью «Формирование службы делопроизводства «с нуля» и «под ключ»»

    Источник

    2.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

    Документооборот — это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

    Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

    Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

    Требования, предъявляемые к документообороту:

    — прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

    — распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

    — необходимое перемещение документов (дублирование, лишние

    инстанции и действия исключены);

    — единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

    Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

    Документооборот состоит из следующих потоков:

    — поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);

    — отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

    — внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

    Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

    Годовой объем документооборота — это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности Структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

    Источник

  • Поделиться с друзьями
    Объясняем